משולחנה של ועדת הביקורת עדכון מס' 5

החלטות:

1. בהתאם להחלטת ועדת הביקורת, הכין מבקר הפנים דו"ח בדיקה בנוגע לשאלות וקשיים שהעלו חברי לשכה (ובניהם הנשיא) בנוגע להתנהלות הלשכה ונבחריה בתקופות עבר.
2. דו"ח הביקורת התייחס בין היתר להמחאות בסכומים שעולים על 3,000 ₪. כל ההערות שעלו בדו"ח התייחסו בעיקר לנהלי הלשכה ולהוראות התקנון בנוגע לבעלי זכות חתימה, כמו כן, הוועדה המליצה לעגן נוהל בנושא שימוש באמצעי תשלום אשר יכלול התייחסות בין השאר, לתשלומים באמצעות המחאות לרבות באילו מקרים ניתן לשלם באמצעות המחאה, מקום שמירת ההמחאות, ואילו בקרות יתבצעו ברישומן לרבות ספירתן.
3. בנוגע למורשי חתימה המליצה הוועדה לייצר מסמך של הלשכה וליסוב שיכלול את דוגמאות החתימה של מורשי החתימה. כולל העברת מסמך מסודר עם דוגמאות חתימה לבנקים בהתאמה. התייחסות נפרדת הייתה לגבי "קופה קטנה" בנוגע לגבוה הסכומים המותרים למשיכה ודרך הוצאתם. כספים ששילם עובד לשכה מכיסו יקבל את ההחזר בגינם בדרך נאותה ולא כפי שהיה מקובל עד כה.
4. כל ההמלצות של וועדת הביקורת בנוגע לבדיקת ההמחאות , הובאו לידיעת הנהלת הלשכה החדשה וסוכם שעד – 30/06/2023 ייעשה מאמץ להסדיר את כל הטעון הסדרה בהתאם לדו"ח מבקר הפנים.
5. בהתייחס ל"מצנח הזהב" של המנכ"לית הקודמת ושל זה שקדם לה, ממליצה הוועדה לאשר נוהל מנחה ומחייב שיהיה דירוג של "תקופת הודעה מוקדמת" כדלהלן:
   - 30 יום במידה והמנכ"ל עם וותק של שנה לפחות.
   - 60 יום במידה והמנכ"ל עם וותק של שנתיים לפחות.
   - 90 יום במידה והמנכ"ל עם וותק של 3 שנים לפחות.
   - לכל שאר העובדים בכל דרגה למעט מנכ"ל , "תקופת הודעה מוקדמת" תהיה בהתאם לחוק.
6. בהתייחס למועדי בחירות ושימוש ביועצים משפטיים , ממליצה הוועדה בפני ועדת התקנון להגדיר במפורש כחלק ממינוי ועדת הבחירות בתקנון, כי האפשרות היחידה לערער על החלטת ועדת הבחירות הינה באמצעות הגשת עתירה לבית משפט מחוזי בלבד ולא בדרך אחרת כפי שארע בבחירות האחרונות. בנוגע לשימוש ביועצים משפטיים חיצוניים, יש לתת את הדעת על כך שכאשר פעיל לשכה זקוק לייעוץ חיצוני של עו"ד, עליו לקבל מראש אישור למימון הייעוץ הזה, אחרת לא יוכל לחייב את הלשכה בהוצאה זו.
7. בהתייחס לעובדים שפרשו בעת חילופי הקדנציה בתנאים מפליגים, להערכת ועדת הביקורת נעשו טעויות בהפעלת שיקול הדעת כאשר נחתמו הסכמים שחייבו את הלשכה בתנאי פרישה מפליגים וההמלצות להנהלת הלשכה בדבר תיקון ועדכון נהלי העבודה והתקנון ניתנו בהתאמה.
8. יו"ר הוועדה הביא בפני החברים מה הם תנאי הסף הנדרשים מרו"ח החדש שאמור להחליף את הנוכחי בניהול המערכת החשבונאית של העמותה והחברות הבנות שלה וניתנו המלצות של הוועדה לעדכון תנאי הסף שנקבעו.
9. חבר הוועדה סו"ב איגור מורי ביקש לקבל בדרך של שגרה את כל הדוחות האפשריים מהלשכה לצורך ביצוע עבודתו בחבר בוועדת הביקורת, יועמ"ש הלשכה עו"ד פיאד טמיש הבהיר שהוא רשאי לקבל כל מסמך שיבקש ללא החרגה אך יהיה עליו להגיע ללשכה לצורך מימוש זכות העיון ולקבל במשרדיה כל אשר ליבו חפץ. זאת מתוקף העובדה שישנם מסמכים שהם רגישים מאוד ו/או סודיים ביותר ולפיכך חשוב שלא יצאו ממשרדי הלשכה.